修論執筆までに是非習得したいWordの上級スキル

2020年7月15日

 お越しいただきありがとうございます。カルフです。今回は私の経験から、修論執筆までに覚えておくと、作業効率がすごくアップするWordのスキルを紹介しようと思います。これらは、週報程度の短い文章では全く不要ですが、修論のような長いものになると、必須だと思います。ぜひチェックしてください。内容を先にまとめると、

・変更履歴の記録
・コメントの挿入
・文末脚注の挿入
・図表番号の挿入
・相互参照の挿入

です。それでは1つずつ見ていきましょう!

変更履歴の記録

 まずはこれです。修論のような長い文書を教授に提出して、一発OKをもらうような天才はなかなかいないでしょう。もちろん、私も日々ボコボコにされてきました。その過程で使われる魔法のツールです。これを使うと、その文書の変更履歴(どの文を消したり、加えたり、色を変えたりしたのか、等)が記録されます。文章の変更前後をその場で見ることができるので、文章構造に対する考察を深められます。教授陣が自分の文書を手直しする際に勝手にこの状態になっていることが多いです(笑)。そして、これを勝手に解除するとすごくキレられます(笑)。そのためにも、記録と解除をどうするかは知っておいてください。”校閲”タブの真ん中くらいに大きいボタンがあるはずです。これを押すたびに記録と解除が設定できます。

コメントの挿入

 これも教授陣からポイポイと放り込まれます。文書中に書くには不自然となるバックグラウンド的なアドバイスや質問を、文書の横に表示させる機能です。アドバイスはそのまま受け止めればいいのですが、論文を書いていて、「こう書いた意味は?」と聞かれるとスゲー困ります(笑)。それぞれのコメントには返信機能もついているので、個別に対応できます。
 コメントを挿入したいときは、挿入したい文をドラッグしてアクティブにした状態(灰色の網掛けがかかった状態)で、”校閲”タブの真ん中くらいにある”新しいコメント”を押してください。文書が完成して全てのコメントを削除したい場合(これが分かりづらいんですよね・・・)は、”新しいコメント”ボタンの横にある”削除”ボタンを選んだ際に下に出る”ドキュメント内のすべてのコメントを削除”を選んでください。これで全てのコメントとおさらばできます(笑)。

文末脚注の挿入

 これは是非使いこなしましょう。修論くらいの文書になると、引用文献が多くなります。これを手で入力するのは地獄です。文書全体で50報くらいの引用があったとして、教授から「緒言に引用を追加しよう」とか言われようものなら、ひざから崩れ落ちるくらいの絶望を味わいます。その後に出てくる引用の番号をすべて手で修正することになりますからね。それを回避すべく、ぜひこの機能を使いましょう。引用したい文の最後にカーソルを持っていって、”参考資料”タブにある、”文末脚注の挿入”ボタンを押してください。脚注番号が振りあてられて、文書の最後にカーソルが飛ぶと思います。ここに引用元の情報を書きましょう。番号形式を変更したい場合は”参考資料”タブ中の”脚注”の右下にある矢印を押してから、”番号書式”の部分を変更してください。
 そして、文末脚注の手前にある意味不明な黒い線!MSの人、これを早くデフォルトで消してくれ~~~。誰が使うんですか?この線。感謝したことが一度もない機能です。これを消すには、”表示”タブの”下書き”を押して、下書きモードにしてから、”参考資料”タブを押します。次に下の欄に文末脚注ブロックのリストダウンから”文末脚注の境界線”を選び、そこをスペースで消してください。・・・めんどくさっ。MSの人にこのデフォルトにした理由を聞いてみたい!

図表番号の挿入
相互参照の挿入

 ここはセットで紹介したいとこです。修論に図が1枚も無い人はいないでしょう。そして、図には必ず番号が付けられ、本文ではその図について必ず触れなければなりません。そう、ここにも番号を振らないといけないのです。大部分を作成した後に、新たに図を入れようものなら・・・絶望です。そのためにこれらの機能を使ってください。自動で番号が振り分けられます。どちらも”参考資料”タブにあります。相互参照を使ったことのない人は多いかもしれませんね。図表番号や文末脚注で入れた番号を、本文中に使うことがありますよね?この番号や図の名前を、元の番号や名前とリンクさせて挿入する機能です。ぜひ使いこなしてほしいです。慣れるまでは面倒に感じるかもしれませんが、以前にお伝えした”クイックツールアクセスバー”に登録しておけば、すぐに使えるようになるはずです。

 今回も最後までお読みいただきありがとうございました。いかがでしたでしょうか?それなりに長い文書にならないと一生使わないスキルなので、上級としました。学部生には時期尚早な内容だったかもしれませんが、頭の片隅に置いておいてほしいです。修士の方は、今のうちに使いこなせるよ鵜になっておきましょう。かならず作業効率が上がります。ではでは~。